Güvenlik Yönetim Süreçleri

 

Bütün yönetim süreçlerinde olduğu gibi güvenlik yönetim sürecinde de görevler; Planlama, Organize etme, Yönetme, Koordine etme ve Denetleme bileşenlerinden oluşmaktadır.

Planlama; güvenlik yöneticilerinin gelecek faaliyetlerinin ne olacağını tahmin etmesi yani bir anlamda ihtimalleri belirlenmesidir. Planlama sadece üst düzey yönetime ait bir görevde değildir. Bu bağlamda güvenlik yöneticileri gelecek planlarını; organizasyondaki pozisyonlarına bakmaksızın yerine getirmek zorundadırlar. Planlamalar yakın vade de oluşan ihtiyaçlardan ve acil görevlerden, uzun vadede ki hedeflere, basitten karmaşığa, şirket genelinde bölümlerin ihtiyaçlarına göre değişiklikler ihtiva eder. Sonuçta planlama; çapı ne olursa olsun her birim yöneticisi tarafından yerine getirilmesi gereken bir görevdir. Yöneticinin pozisyonu yükseldikçe planlama süreci daha karmaşık hale gelir ve planlama süresi uzar.

Organize etme sürecini; belirlenen hedefe ulaşmak üzere zamanın detaylandırılması, işlerin ve ekipmanın düzenlenmesi olarak ifade edebiliriz. Aslında planlama ve organize etme olgusu iç içe geçmiş faaliyetlerdir. Bu süreçteki en önemli noktalardan biride astlara gerekli yetki ve sorumlulukların devredilmesidir.

Yönetme sürecinde; planlanan ve organize edilen hususlar kapsamında yöneticiler astlarının yani çalışanlarının faaliyetlerini yönlendirirler ve onlara yol gösterirler. Diğer bir ifade ile yönetme; yalnız başına yerine getirilebilecek bir faaliyet değildir. Bu bağlamda planlama ve organize etme süreci ile birlikte mütalaa edilmelidir.

Koordinasyon; organizasyonun diğer önemli bir bileşenidir. Görevlerin etkili ve ekonomik olarak icra edilmesi yine etkin bir koordinasyon ile gerçekleştirilebilinir. Koordinasyon konusu yöneticilerin beklide en önem vermeleri gereken faaliyetlerinden birisidir.

Organizasyonlarda verilen direktifler yanlış anlaşılabilir, kurallar çalışanlar tarafından ihlal edilebilinir veya hedefler farkında olunmadan yön değiştirebilir. İşte bu durumlarda kontrollün önemi ön plana çıkacaktır. Aslında kontrolün yani denetimin kendiside bir planlama faaliyetidir ve önceden hazırlanmış planlara uyulmasını ve sadık kalınmasını dikte eder. Ama yönetimin diğer fonksiyonlarında olduğu gibi bağımsız olarak yerine getirilemez.

GÜVENLİK ORGANİZASYONUNUN İLKELERİ:

1.Mantıksal bir iş bölümü yapılmalı ve görevler bu planlama çerçevesinde paylaştırılmalıdır.

2.Yetki ve sorumluluklar mümkün olduğunca açık ve kesin olmalıdır.

3.Denetim etkin olarak sağlanmalı, denetimi sağlayıcıların kontrol görevini icra etmesi konusu kolaylaştırılmalıdır. Bu bağlamda yeterli sayıda denetim görevlisi istihdam edilmelidir.

4.Güvenlik organizasyonu bütünlük içermeli, yönetirken resmin bütünü görülebilmelidir.

5.Yapılanma; genel güvenlik organizasyonunun asıl hedefine göre tesis edilmelidir.

6.Sorumluluklarda güvenlik organizasyonunun hedefine uygun olarak dağıtılmalıdır.

Güvenlik organizasyonu yapıları biçimsek olarak şekillendirildiğinde iki boyutludur. Organizasyon şemasında yatay düzlemler sorumluluk alanlarının bölümlerini gösterirken dikey düzlemler ise yetki ve mevkii seviyelerini belirlemektedir. Bu bağlamda organizasyon şemaları görev ayrımlarını belirlerken bölümlerdeki görevlilerin altlarındaki görevlileri ve üstlerinin kimler olduğu ilişkisini de tesis etmektedir.

Güvenlik organizasyon yapılarını biçimsel organizasyon yapıları ve biçimsel olmayan organizasyon yapıları şeklinde tasnif edebiliriz. Aralarındaki en fark raporlama farklılığıdır. Organizasyon yapısı ne olursa olsun güvenlik yöneticisinin; organizasyon dahilinde alt seviyelerde de bölümler arası bir yapıların oluştuğunu göz ardı etmemelidir.

Sonuçta organizasyon yapılarının katı olmaması gerçeği göz ardı etmemelidir. Çünkü bu yapılar; tahsis edilen bütçenin yanı sıra değişen hedefler ve şartlarla bağlı olarak büyüme ile entegre olmak zorunluluğundadırlar.

ORGANİZASYONDA GÜVENLİĞİN ROLÜ:

Organizasyonlarda güvenlik yapılarının en dikkati çeken rolleri şüphesiz koruyucu olma misyonlarıdır. Bu görev aslında sadece varlıklar ve çalışanlarla sınırlı değildir. Yani bu süreçte çalışan ziyaretçilerinden müşterilere kadar geniş bir yelpaze söz konusudur. Suçun ve kayıpların önlenmesi stratejisini; aslında koruyucu roldeki bir güvenlik işlevi olarak tanımlayabiliriz.

Koruyucu güvenliğin alt kategorileri de mevcuttur. Bunlar; özel hizmetler(yöneticilerin ev güvenlikleri, koruma/refakat, acil durum v.b), eğitim hizmetleri ve yönetim hizmetleridir.

GÜVENLİK PERSONELİ YÖNETİMİ:

Güvenlik personelinin yönetim süreçlerinden en önemlilerinden biriside işe alım sürecidir. Bu sürecin aşamaları; İş başvuruların kabulü, mülakat (birden fazla mülakat icra edilebilir) , geçmişin sorgulanması, seçim ve işe başlatmadır.

Bu süreç özen ve dikkatle yönetilmelidir. Mülakatlar seçim aşaması için çok önemlidir. İşe alım sürecinde güvenlik yöneticileri insan kaynakları birimleri ile koordineli çalışmak zorundadırlar.

Güvenlik organizasyonlarının yapısının temeli işin tanımlanmasından geçmektedir. Bu bağlamda işin tanımlanmasında doğruluk ve bütünlük ön plana çıkmaktadır. İşe alınanların işle eşleştirilmesinin yanı sıra eğitiminde işle eşleştirilmesi de önem arz etmektedir. Bu süreçlerin iyi yönetilmesi başarı için önemlidir. İş tanımına dayalı performans değerlendirmesi ölçü olmalı ve güncel faaliyetleri ve sorumlulukları yansıtmalıdır.

Kötü iş performansının asıl nedenlerinden biride hiç şüphesiz yetersiz eğitimdir. Verilecek eğitimin çeşitliliği güvenlik organizasyonunun ihtiyaçları ile paralellik arz etmelidir. Bu konuda hazırlanacak güvenlik kılavuzları/el kitapları önemlidir. Bu kılavuzlar acil telefon bilgilerinden uygulanan güvenlik politikalarına kadar bir dizi güncel bilgiyi içerecektir. Kısaca etkili eğitim; eğitsel, bilgilendirici ve beceri geliştirici bir süreci içerir.

Güvenlik organizasyonlarında disiplin öncelikle denetleyicilerin sorumluluğundadır. Etkili disiplin etkili iletişimden geçer, amaç cezalandırmak değildir ve eylemleri düzeltmeğe yöneliktir. Güvenlik yönetim süreçlerinde pozitif bir algı oluşturmak önemlidir.

Her organizasyonda olduğu gibi güvenlik organizasyonlarında da moral ve motivasyon çok önemlidir ve güvenlik yöneticileri tarafından iyi yönetilmelidir. Güvenlik görevlerin de  güvenlik görevlisine sorumluluk vererek ona bireysel başarı ve öz tatmin için olanak sağlamak ve performansını takdir ederek onurlandırmak ve bu bağlamda ilerlemesini teşvik etmek başarının temelindeki faktörlerin başında gelmektedir. Özetle güvenlik yöneticisi motivasyonu kaybettirici faktörlerden ve davranışlardan mümkün olduğu kadar kaçınmalıdır.

Güvenlik yönetim süreçlerinde önem arz eden diğer konulardan biride terfiler ve kariyer planlamalarını etkin yönetimleridir. Organizasyonlarda dikey hareketler/yükselişler aynı zamanda duygusal karşılığı da olan olaylardır. Terfide; en iyi nitelikleri olan adayların belirlenmesi gayreti sürecin doğru yönetildiğinin işareti olarak görülmelidir.